業界未経験の中途社員をたった1か月で超速立ち上げ！教育の属人化を防止する仕組みとは！？

―― 異業種からの転職者が多い、住宅コンシェルジュ部の体制

野口さん：現在、住宅事業部のコンシェルジュ部という、一般的に他社でいう住宅営業にあたる部署に所属しています。注文住宅の本店管轄で自身を含め6名、さらに企画住宅の展示場で3名のメンバーを一緒に管理しています。年齢層は新卒から40代後半までと幅広く、私自身も元々はアパレル業界からの転職です。中途入社のメンバーも建築関係ではなく、まったく別の他業種から来ている業界未経験者が多いのが特徴です。

―― 知識ゼロからでも約1か月で一人立ちできる仕組み

野口さん：弊社は元々、学ぶべきことが全て動画や教科書として用意されている仕組みがありました。そこにBJが導入されたことで、「どのタイミングで」「どの仕事をするのか」が教科書や動画とセットで出てくるようになりました。誰かに教えてもらわなくても、一人で手順を追って学べる環境が整っています。私自身も入社時はひたすら動画を見て学ぶところからでしたが、仕組みが整っていたおかげで約1か月でデビューできました。

―― 導入前の課題は「どのタイミングで何をするか」が不明確だったこと

野口さん：以前は全ての動画を見て学んではいたものの、「どのタイミングでどの仕事をするのか」が明確に分かっていない状態で見てしまうことが多くありました。いざ実務になると『あれってどうだったかな』『どこに保存されていたかな』と、自分の記憶に頼って探さなければならないのが課題でした。

野口さん：BJ導入後は、必要なタイミングで必要なタスクや動画が明確に提示され、格納場所も分かりやすくなりました。動画が古くなっていてもすぐ修正できるため、常にスムーズに学習できる環境ができています。

―― 新入社員の育成と、教育の属人化の解消

野口さん：新入社員にはトレーナーをつけて教育しますが、管理側からも進捗が非常に管理しやすくなりました。今どの部分を学んでいるかのチェックも容易です。また、タスクごとに説明が細かく紐づいているため、『この人に聞いたからこう』といった教育の属人化によるエラーがなくなり、全員が同じレベルで同じ仕事ができるように整えられています。

―― 必要なタスクだけを残す「スルー」機能と除外タグ

野口さん：たとえば通常3回目の打ち合わせでお申し込みをいただく想定のところ、2回目で完了してしまうことがあります。そうした前倒しの際に、不要になった工程（ボックス）自体はスルーして、必要なタスクだけを完了させる、という使い方ができます。土地をお持ちのお客様なら『土地探し』の工程を、間取りが決まっている企画住宅なら『プラン提案』の工程をスルーするなど、除外タグと合わせて本当に必要なタスクだけを残し、最低限の工数でスムーズに進められる仕組みにしています。

―― 管理側のストレスが大きく減った

野口さん：BJがない状態だと、週1回のミーティングなどで『この作業は終わっているか』を直接聞いて確認しないと、どこまで進んでいるか分からない部分がありました。今はスタッフのタスクやチェックシートが終わっていないと私の方にもアラートが出るので、状況の確認がスムーズになり、ストレスがだいぶ減りました。どこまで進んでいるか分からないまま聞きに行くのと、分かっている状態で声をかけるのとでは、精神的な負荷が全く違います。

―― おすすめは「チェックシート」機能

野口さん：タスクが未完了でも次のボックスへ進めてしまうことはありますが、チェックシートは『必ず終わっていないと次に進めない』という制御ができます。着工金の入金確認や契約書の作成といった重要項目で、スタッフだけでなく管理者のチェックも両方終わらないと次へ進めない設定にしています。確認漏れのまま契約や着工が進む重大なミスを防げるので、非常に便利です。

―― これから導入を検討する企業へ

野口さん：私のように異業種から建築業界に入った人間にとって、『どのタイミングでどういう仕事をすべきか』がBJ上に全て整理されていることは、誰かを頼らなくても問題なく進められるという大きな安心感につながります。管理する側にとっても、スタッフがどこで止まっているか、きちんとやれているかが全てアラートなどで可視化されるため、管理側のストレスが大幅に軽減され、新しいスタッフの教育も非常にスムーズになります。今もしBJがなくなったら、ストレスや不安がかなり大きくなると感じるほど不可欠なツールです。